Radne grupe - Često postavljana pitanja

Kako se osnivaju radne grupe?

Pododbor za portfelj proizvoda, uz suglasnost Izvršnog odbora, imenuje stručne timove kako bi se ubrzao rad EHEDG. Formiranje (a kasnije i raspuštanje) radne grupe zahtijeva odobrenje dobiveno većinom glasova Pododbora za portfelj proizvoda.

Koje su dužnosti radnih grupa?

Zaduženi od strane Pododbora za portfelj proizvoda odgovorni su za:

  • Razvoj i održavanje bilo kojeg od  dodijeljenih EHEDG vodiča, postupak certifikacije ili  izrade paketa trening materijala u zadanom vremenskom okviru uz zadane datume
  • Odgovaraju na pitanja ili upite koji se odnose na dokumente iz njihove nadležnosti
  • Komentiraju međunarodne standarde u svrhu harmonizacije
  • Informiraju Pododbor za portfelj proizvoda o aktivnostima i napretku rada na dokumentima koji su trenutno u razvoju ili  na provjeri
  • informiraju Pododbor za portfelj proizvoda o potrebi za novim dokumentima ili izmjenama postojećih dokumenata

 

Kako je definirano područje djelovanja radne grupe?

Opsezi i dužnosti izabrane radne grupe moraju biti odobreni u trenutku kada je ona formirana, a naknadne promjene opsega ili dužnosti također zahtijevaju odobrenje Pododbora za portfelj proizvoda. Opsezi i dužnosti radne grupe moraju biti jasno navedeni, a ovisit će o tome  da li je radna grupa  odgovorna za razvoj konačnih sadržaja jednog ili više EHEDG vodiča, usluge certificiranja ili materijala za obuku kao i za davanje odgovora na stajališta i primjedbe na te dokumente.

Tko izabire predsjednika i dopredsjednika radne grupe?

Pododbor za portfelj proizvoda imenuje predsjednika  i dopredsjednika između članova radne grupe. Ove pozicije se smatraju stalnim kako bi se održala dosljednost; međutim, ne postoji određeno vrijeme za bilo koju od tih pozicija. Tajništvo EHEDG-a daje zahtjev za imenovanje predsjednika ili dopredsjednika radne grupe Pododboru za portfelj proizvoda u slučaju da netko podnese ostavku ili je primljen zahtjev za promjenom od najmanje tri (3) člana radne grupe.

Koji su zadaci predsjednika radne grupe?

Predsjednik radne grupe, kojeg je odredio Pododbor za portfelj proizvoda, odgovoran je za:

  • Pripremu dnevnog reda i planiranje sastanaka radne grupe nužnih za njezino uspješno djelovanje.
  • Izdavanje uputa i raspoređivanje rada na dokumentima koji su dio posla određene radne grupe
  • Izradu  godišnjeg proračuna koji uključuje naknade i dostavlja ih blagajniku  EHEDG putem tajništva i  Pododbora za portfelj proizvoda, najkasnije do 30. studenoga tekuće godine .
  • U dogovoru s tajništvom, priprema preliminarnu (prvu) verziju dokumenta Radne grupe, koja ide na čitanje i izglasavanje članovima
  • Brine o  administrativnoj dokumentaciji vezanoj za  djelovanje radne grupe
  • Redovito sudjeluje na sastancima radne grupe i drugim EHEDG sastancima / funkcijama koje se smatraju potrebnim za vođenje poslova Radne grupe.
  • Pregledava i rješava komentare koji se odnose na dokumente radne grupe.
  • Djeluju kao veza i tehnički savjetnik Pododbora za portfelj proizvoda kada su potrebna tumačenja nekog od dokumenata
  • Odabire i održava  aktivno članstvo u radnoj grupi, koje zastupa i uravnotežuju interese svih dionika
  • Priprema godišnje izvješće  rada radne grupe za predsjednika Pododbora za portfelj proizvoda. Izvješće se mora dostaviti do 30. siječnja slijedeće godine
Kako se odabiru članovi radne grupe?

Radna grupa, nakon formiranja smatra se stalnim tijelom. Članstvo može varirati kako se novi članovi pridružuju ili postojeći mijenjaju. Predsjedavajući radne grupe predlaže članove iz redova EHEDG članstva. Imenovanja i razrješenja članova radne grupe provode se uz  suglasnost Pododbora za portfelj proizvoda. Odabir članova radne grupe zasniva se na interesima i znanjima pojedinih članova EHEDG-a, a Pododbor za portfelj proizvoda može postaviti određene kriterije za izbor članova radne grupe, kao na primjer znanja vezana uz specifičnu opremu, sustave ili materijale obuhvaćene EHEDG vodičem koji je dodijeljen radnoj grupi.

Kako se ja mogu prijaviti za aktivnog člana u radnoj grupi?

Svi stručnjaci iz redova EHEDG članstva  su dobrodošli i mogu EHEDG tajništvu poslati neformalni zahtjev za aktivnim članstvom u nekoj od  Radnih grupa, gdje će  u kratkim crtama iznijeti podatke o  obrazovanju, stručnosti i motivaciji za sudjelovanje. Svaki zahtjev  mora biti odobren od strane predsjedatelja radne grupe. Nakon prihvaćanja, stručnjak će imati pristup svim dokumentima Radne grupe  kao i odgovarajućim internim web mapama radne grupe.

Postoji li ograničenje broja članova radnih grupa i koja su njihova glasačka prava?

Broj članova određene radne grupe nije ograničen, a glasanje se obavlja po principu jedan član jedan glas. Treba biti samo jedan glas po organizaciji odnosno samo jedan je član s pravom glasa (na primjer, tvrtka ili dio tvrtke, europska ili državna agencija, ili sveučilište) u radnoj grupi, osim ako predstavljaju različita odjeljenja ili različite vrste proizvoda.

Koje su dužnosti i odgovornosti članova radne grupe?
  • Redovito sudjelovati na sastancima radne grupe.
  • Aktivno sudjelovati u rutinskim dužnostima  radne grupe, kao što su davanje komentara i usklađivanje stajališta vezanih uz bilo koji od razmatranih dokumenta.
  • Odgovarati na sve upite koji traže odgovor i glasati do zadanog termina.

Član radne grupe može biti smijenjen iz radne grupe zbog:

  • Dva uzastopna neopravdana izostanaka sa sastanaka radne grupe,
  • Ako dva puta uzastopno ne pristupi glasanju, odnosno
  • Ako ne odgovori na upite i zahtjeve postavljene od strane predsjedatelja radne grupe
Kako se ja mogu prijaviti za dopisnog člana radne grupe?

Svi članovi zainteresirani za sudjelovanje u aktivnostima bilo koje radne grupe mogu postati, u najmanju ruku, dopisni članovi neke radne grupe. Dopisni članovi pozvani su da aktivno sudjeluju u svim aktivnostima Radne grupe i potiče ih se da daju  komentare na sve dokumente. Dopisni  članovi neće imati pravo glasa, ali  Radna grupa mora uzeti u obzir njihove komentare.